一、    成立换届改选小组

1、  牵头单位

        紫荆园业主大会已在2017年2月23日作出决议：启动紫荆园业主大会提前 换届改选程序。不管是任届期满正常换届,还是业主大会会议决定对业主委员会提前换届,均由街道办事处按照《上海市住宅物业管理规定》第十二条、第二十四条的规定组建换届改选小组，由换届改选小组组织召开业主大会会议选举产生新一届业主委员会。

   2、换届改选小组的组成

       换届改选小组由业主代表、街道办事处代表，房管办事处代表，物业所在地居民委员会代表组成。换届改选小组人数应当为单数，其中业主代表人数所占比例应当不低于换届改选小组总人数的二分之一。换届改选小组组长由街道办事处代表担任。

      其中，业主代表应当满足的条件是：知法守法、热心公益、责任心强、公正廉洁、具有社会公信力和一定组织能力。凡有损坏房屋承重结构、违法搭建、擅自改变物业使用性质、欠交物业费停车费和专项维修资金、违规出租房屋等情形且未改正的业主，不得担任换届改选小组成员。

二、业主委员会换届改选工作内容

1、街道办事处应当会同房管部门组织业主推选出任换届改选小组的业主代表。

2、街道办事处应当会同房管部门张贴组建业主委员会换届改选小组的公示、公告。

3、换届改选小组拟定业主委员会候选人产生办法并公示。

根据上海市房屋土地资源管理局、上海市民政局关于印发《加强本市住宅小区业主大会、业主委员会建设的若干规定》的通知（沪房管物【2011】345号）规定，业主委员会成员候选人产生的具体方式由居（村）民委员会确定。

业主委员会候选人产生一般有以下几种办法：

1）筹备组直接听取业主意见，经汇总后提出业主委员会候选人名单；

2)  召开召集人座谈会，产生业主委员会候选人；

3） 筹备组向业主发放推荐表，根据综合评定，产生业主委员会委员候选人；

4）筹备组书面公告业主到指定地点领取推荐表，推荐产生业主委员会候选人。

筹备组应当根据物业管理区域规模及业主委员会委员的代表性，广泛性和物权的比例，确定委员的分布和人数（一般5到15名成员单数组成），并实行差额或等额选举。

筹备组在确定候选人的资格和条件时，要综合考虑以下因素：

1） 是否具备本小区业主身份，有完全民事行为能力；

2） 是否热心公益事业责任心强、公正廉洁、具有社会公信力、具有一定的组织能力；

3）  否遵守国家有关法律法规，遵守业主大会议事规则，管理规约，模范履行业主义务；

4）  是否因疾病、经常外出等原因可能难以履行职责；

5）  是否被司法部门认定有犯罪行为？

6）  是否兼任所辖区物业服务企业工作；

7）   是否有损坏房屋承重结构、违法搭建、擅自改变物业使用性质、欠交物业服务费和专项维修资金、违规出租房屋等情形且未改正

8）   是否具备必要的工作时间？

9）   是否具备物业管理基本常识和知晓业主大会，业委会运作相关规定

10）  是否有其他原因，不适宜担任业主委员会委员。

候选人名单核实与公示：在业主委员会候选人产生后，由筹备组按当选业委会委员候选人资格条件和具体要求，对业主委员会委员候选人资格进行审查，同时征询居民区党组织、居委会、派出所、物业服务企业等有关单位意见。经初步核实候选人符合条件的，将名单在物业管理区域内以书面形式张贴《业主委员会候选人名单公示》，公示期已不少于一周为时间为宜，并确保业主异议途径畅通。业主委员会候选人名单产生后，筹备组应当在物业管理区域内予以公示公告。

4、按拟定的产生办法推选产生业主委员会候选人并审核其资格。

业主委员会候选人应当知法守法、热心公益、责任心强、公正廉洁、具有社会公信力和一定组织能力。凡有损坏房屋承重结构、违法搭建、擅自改变物业使用性质、欠交物业费停车费和专项维修资金、违规出租房屋等情形且未改正的业主，不得作为候选人。

业主委员会选举办法一般包括但不限于以下内容：

1）  投票的选择性问题：业主对于委员候选人可以投赞成票，可以另选其他业主也可以弃权。

2）  记名投票问题：业主委员会委员的选举采用实名投票的方法。

3）   委托代为投票问题：因故不能到场时可由本人填写选票后，以书面形式委托其他业主代为投递选票。

4）   确定当选规则问题：

（1）业主委员会委员的当选应当经专有部分占建筑物总面积过半数的业主，且占总人数过半数的业主同意，（以下简称，“面积、人数双过半”）。

（2）业主委员会选举时，经面积、人数双过半同意的候选人超过应选名额时，以得票多的当选；面积、人数得票数不同时，以人数票

排名在前的当选；面积、人数得票数均相同，不能确定当选人时，应当对得票数相等的被选举人再次投票，以得票多的当选。业主委

员会选举时，经面积、人数双过半的被选举人少于应选名额时，应当及时就不足的名额另行选举。

5）  投票统计问题：投票结束后，采用公开验票方式，由唱票，计票人员在监票人员的监督下，认真核对，计算票数，当众公布投票

结果，并由唱票，计票和监票人作出记录。

6）  利害关系人回避问题：监票、计票、唱票人员应当由非业主委员会委员候选人的其他人员担任。送达选票、回收选票，也应实行利害关系人回避。

5、业主委员会候选人予以公示、公告。

6、按照业主大会会议召开的程序规定，组织召开业主大会会议，选举产生新一届业主委员会成员。

三、根据小区实际情况，修改管理规约、业主大会议事规则，并提交业主大会会议表决。

1、《管理规约》

      可以参照市房管部门制定的示范文本，尤以管理规约对全体业主具有约束力，是住宅小区管理过程中可以援引作为管理手段或措施的契约文本，所以拟定时应当充分结合，本小区的实际情况和需要。

按规定，管理规约应当对有关物业的使用、维护、管理，业主的共同利益，业主应当履行的义务，违反管理规约应当承担的责任等事项，依法作出约定。管理规约应当尊重社会公德，不得违反法律法规或者损害社会公共利益。

2、《专项维修资金管理规约》

      修改《专项维修资金管理规约》，可以参照市房管部门制定的示范文本。专项维修资金管理规约，应当就专项维修资金的使用程序、续筹方式、管理方式、账目公开、授权条款等作出约定。

当前大部分小区的公共收益（停车费广告费等等），数额日益增大，鉴于此，有必要在制定专项维修资金管理规约时，对公共收益补充专项维修资金或用于物业管理的其他方面（如公共部分应急维修、补贴物业服务企业物业管理费收入不足等），作出特别约定，使公共收益发挥应有的作用，防止公共收益因不规范管理、使用造成流失。

3、《业主大会议事规则》

     修改《业主大会议事规则》可以参照市房管部门制定的示范文本。业主大会议事规则，应当就业主大会的职责、运作程序、议事方式、表决程序、业主委员会的组成和成员任期等事项作出约定。

根据目前物业管理的实际情况，在起草业主大会议事规则和管理规约时，换届改选小组需要充分注意以下内容的约定：

（1）本物业管理区域内对“群租”的限制；

（2）本物业管理区域内对装修行为的限制；

（3）对物业企业、业主委员会劝阻、制止违法或违规行为等管理措施的授权规定；

（4）对业主委员会在小区物业管理方面直接决定权的授予；

（5）对小区业主委员会进行有关诉讼、复议等事务的处理程序；

（6）对有关表决事项表决票送达的特别规定；

（7）业主委员会委员终止资格、辞职确认程序的特别规定；

（8）小额专项维修资金的使用规定；

（9）业主联名提议召开业主大会的处理程序；

（10）         业主小组的职责与运作规定。

以上三个文本，在拟定过程中，应注意征求听取业主的意见和有关部门的建议。

上述内容确定后，应当在召开业主大会15日前张贴《管理规约》草案，《专项维修资金管理》草案，《业主大会议事规则》草案。

四、召开业主大会会议的其他准备工作

1、准备通知、公告：在会议召开前15日，将上述内容在物业管理区域内公告，

      公告用纸张贴于宣传栏时，大小一般不得小于A3纸，字体不宜小于小三号字；公告一般还应当在每个楼道内张贴，大小一般不得小于A4纸，且字体不能小于小四号。有条件的小区，还应当利用网络在业主论坛、博客等发布相关信息。制作好通知发至所在居委会、房管办。

2、准备票箱：一般应当视小区规模大小，以方便业主投票为原则。票箱一般可

      设置于居委会、活动室、门卫室等，并尽可能置于监控区域。如果上门回收的，一般可以设置流动便携式投票袋。投票箱（袋）应当有密封条，并实行“双人双锁制”。

3、准备表决票或选举票：根据表决或选举需要，设计好表决票或选举票，并按

小区业主人数印制，切记要加盖居委会代章或筹备组专用章，并事先编好号码。表决票或选举票，应当一户一票，不得使用联名票。表决票或选举票应于投票截止7日前送达业主。

4、 准备开票场所：一般可事先与居委会、物业服务企业联系，原则上应当在本

小区的居委会会议室、活动室或物业管理处会议室

5、准备好录像设备：一般应当在开票场所置备录像机等设备，实施全程录像，以保留相关证据。

6、统计用的板报、表格：一般应当事先准备好统计用的板报，事先写好表决事项、候选人姓名等，同时准备好汇总用的表格（可以参考统一格式）。

7、确定会议工作：会议工作人员一般有筹备组成员、业主召集人、居委会楼组长、居委会干部等担任。筹备组应当主动与居委会协商。但是发放票、收回票，唱票、计票、监票人员不得由业主委员会候选人员担任。

8、签到单：为了便于统计，建议以幢或单元为单位，预先打印好应当参加会议者的姓名，业主在其名下签到为妥。